😴 зберегли 2 години сну, менеджеру кейтерингової компанії

Як ми скоротили ручну роботу, швидко генеруючі документи

🔍 Запит клієнта

Кейтерингова компанія, що працює з навчальними закладами, звернулась із типовою, але критичною проблемою:
Щоденна ручна робота з накладними, Google Таблицями та фідбеком забирала час і створювала помилки.

Основні болі:

• ручне формування накладних;
• плутанина з відвантаженнями (ранок / обід / вечеря);
• різна логіка прийомів їжі у різних закладів;
• постійне створення нових файлів;
• складність друку потрібних документів;
• відсутність централізованого збору зворотного звʼязку.

🎯 Мета проєкту

Створити зрозумілу, гнучку та масштабовану систему, яка:

• автоматично формує накладні;
• працює на базі Google Sheets (без складних ERP);
• спрощує роботу персоналу;
• закладає основу для аналітики.

🧠 Наше рішення

Ми побудували веб сервіс генерації докуменів, яка поєднує:

✔ Google Sheets як єдине джерело даних

Зі стандартизованим шаблоном, структурою та правилами:

• напої - у літрах;
• страви - у порціях;
• прийом їжі
• новий період = новий файл, але в тому самому форматі.

Це дозволило системі стабільно зчитувати дані без ручного втручання.

✔ Автоматичне формування накладних

Система:

• зчитує вибране відвантаження;
• формує одну накладну = одне відвантаження;
• створює вкладки за навчальними закладами;
• одразу готує документ до друку.

Менеджеру більше не потрібно копіювати, перевіряти та «підганяти» таблиці.

✔ Гнучка логіка прийомів їжі

Ми заклали мультивибір прийомів їжі, що вирішило складні кейси:

• відсутність ранкових відвантажень;
• обʼєднання ланчу з іншими прийомами;
• різні сценарії для різних закладів.

👉 Без жорстко зашитої логіки.
👉 Без окремих рішень «під кожного».

✔ Кольорове маркування цехів

Для зручності виробництва:

• кожен цех має свій колір;
• колір відображається прямо в накладній;
• одна позиція може належати до кількох цехів.

Результат - менше помилок на кухні та швидша робота персоналу.

✔ Інтеграція з Google Drive

Ми підключили систему напряму до Google Drive:

• окремий сервісний акаунт;
• доступ до папки з файлами;
• автоматичне визначення актуальних документів.

Співробітникам не потрібно нічого завантажувати вручну у вебсервіс, він сам бачить потрібні файли, користувач тільки обирає.

✔ Окрема сторінка для фідбеку

Додатково реалізовано систему збору зворотного звʼязку:

• оцінки та коментарі по стравах;
  дані не губляться в чатах;
• можливість подальшої аналітики.

📈 Результат для бізнесу

Після впровадження автоматизації клієнт отримав:

• ⏱ менше часу на формування накладних та іншої документації;
• ❌ менше помилок ручної роботи;
• 🖨 швидку підготовку документів до друку;
• 📊 єдиний стандарт даних;
• 🔄 гнучку логіку під різні заклади;
  
  

🏁 Висновок

Цей кейс показує, що ефективна автоматизація не обовʼязково має бути складною.

Ми:

• зберегли знайомі інструменти (Google Sheets, Google Drive);
• прибрали ручну рутину;
• додали гнучкість під реальні бізнес-процеси;
• заклали фундамент для зростання.

Хочете подібне рішення для свого бізнесу?

Ми автоматизуємо документообіг, процеси та комунікації — без болю і з реальним результатом.

👉 Напишіть нам tg: @boteraTop— і ми запропонуємо оптимальне рішення саме для вас.